В мае Группа ЧТПЗ объявила тендер на проведение Дня металлурга в формате онлайн. Заявки на него подали сразу 30 агентств, каждое из которых должно было предоставить по 3 концепции. А дальше случилось что-то совсем невероятное для российского ивент-рынка: всего через 1,5 недели Группа ЧТПЗ назвала победителя тендера.
Как изучить 90 концепций, не умереть при этом и умудриться выбрать победителя в такие рекордные сроки?

Расспрашиваем об этом Антона Бердюгина, менеджера по организации корпоративных мероприятий ПАО «ЧТПЗ».

- Антон, когда вы увидели, что на тендер заявились 30 участников, а это значит, что концепций будет 90, ваша реакция?

- Мы испытали культурный шок, и, конечно, предвкушали процесс отбора…

- А раньше такое бывало? Сколько обычно агентств участвовало в ваших тендерах?

- Такое количество заявок, как сообщили в управлении закупок, видели впервые. Больше 10 агентств в наши тендеры еще не заявлялось. Чаще участвовало от 4 до 8 потенциальных подрядчиков.

- На Ваш взгляд, с чем связан такой аншлаг?

- Думаю, это очевидно. Очные мероприятия были отменены по известным причинам, и агентства, чтобы удержаться на плаву, старались ухватиться за те, на мой взгляд, редкие процедуры закупки, которые появлялись на торговых площадках.

- Несмотря на огромное количество заявок, вы сумели очень быстро принять решение. Расскажите, как вам с коллегами это удалось? Готовили ли шорт-лист концепций? По каким критериям отбирали в шорт-лист?

-Отбор предложений происходил в несколько этапов силами 3 специалистов. Сначала мы оценили состав документов внутри каждого пакета и поверхностно просмотрели все предложения. На этом этапе одним из основных критериев стала визуальная подача в презентации. Дальше мы рассмотрели отобранные предложения более детально и в итоге остановились на трех концепциях от разных агентств. Их мы и презентовали своему руководителю.

- Какие предложения были отсеяны сразу и почему?

- Это были предложения, сделанные «по шаблону», серо и с использованием картинок из интернета, без интересной и живой подачи.

- А почему вы запрашивали с каждого агентства именно по три концепции? Откуда взялась эта цифра?

- Это мое предложение. Когда есть три концепции, есть из чего выбрать и шансы каждого предложения увеличиваются. И еще – предложение, которое содержит несколько концепций, на мой взгляд, раскрывает потенциал команды агентства. Способны ли они придумать абсолютно разные форматы для одного и того же мероприятия?

- Изучали ли вы опыт и кейсы агентств, попавших в шорт-лист? Если да, как это повлияло на решение о выборе победителя? Если нет, то почему?

- Портфолио агентств с проектами для мировых и российских компаний не дают полных эмоций и гарантий того, что именитое агентство лучше других справится с нашим проектом. Не исключено, что подрядчик, который делает «местечковые» мероприятия на 100 -200 человек сможет предложить уникальную идею.
Мы связывались с финалистами закупки по Zoom и видели, как они мыслят «вживую», что и как говорят,как фантазируют в режиме онлайн. Это более показательно, нежели дипломы и грамоты.
Я при выборе полагаюсь на интуицию, а в портфолио агентств больше обращаю внимание на интересные форматы, чем на имена компаний, для которых они делали проекты. «Оскары», «Чикаго», «Гэтсби» и т.д. – такие концепции приходится видеть в большем количестве предложений у разных агентств. Это стандартно и не интересно. Скажем, воздушное приключение для руководителей, в финале которого они бы прыгнули с парашютом и сразу приземлились на лыжи с реактивными ранцами – совсем другое дело, образ знакомый, а ощущения другие. Я, конечно, утрирую, но разница, думаю, понятна.

- Работали ли вы раньше с победителем тендера? Чем ему удалось вызвать ваше доверие?

- С нынешним победителем тендера мы никогда раньше не работали. Критерии, по которым он был выбран, это все в совокупности: визуальное оформление идеи, творческие конкурсы, цена и предложенный медийный ведущий мероприятия. Команда агентства точно попала своим предложением в цель.

- Оправдались ли ваши ожидания?

- Да, полностью оправдались. У агентства – слаженная команда молодых и активных специалистов, они быстро реагировали на наши запросы, были гибки в процессе подготовки и оперативно решали все поставленные задачи.

- Мы очень благодарны Вам за развернутую обратную связь. Почему Вы решили нам ее дать? Сколько участников тендера в принципе запросили у Вас обратную связь по итогам тендера, и всем ли удалось получить от Вас подробный фидбэк?

- Агентства редко обращаются за обратной связью, иногда получаем письма с вопросом: «Почему выбрали не нас?». Или: «Спасибо, попытаемся в следующий раз». И пытаться стоит!

- Имеет ли для вас значение место дислокации ивент-агентства? Почему?

- Мы не готовы экономить на эмоциях своих сотрудников. Это самое важное. Поэтому географический признак для нас не имеет значения, и у нас нет задачи – работать на всех мероприятиях с одним-единственным исполнителем. Мы хотим видеть уникальные, интересные идеи и форматы, подрядчиков, с которыми есть, о чем поговорить, о чем пофантазировать. Теперь в нашей копилке новый кейс – мероприятие в онлайн-формате, вместе с ним мы сами приобрели полезный опыт. Уверен, в следующем году будет еще интереснее!

PS Нам так понравился тендерный опы с ЧТПЗ, что мы решили продолжать. В ноябре 2020 года, мы приняли участие в тендере на организацию новогоднего мероприятия в формате онлайн. На этот раз, мы стали победителями и организовали совместно с командой ЧТПЗ отличное новогоднее мероприятие.